Covid-19 : Activité partielle Comment assurer le suivi et constituer vos dossiers pour réussir les contrôles à venir ?

Depuis le début de la crise sanitaire, les employeurs souhaitant bénéficier du dispositif d'activité partielle, couramment appelé chômage partiel, sont confrontés à de nombreuses difficultés notamment :
- pratiques (accès au site de déclaration délicat, obligations de conservation des documents et informations contraignantes, etc),
- juridiques (normes publiées progressivement : une circulaire de 2013 partiellement supprimée, deux décrets du 25 mars et du 16 avril, 2 ordonnances du 27 mars, du 16 avril et la dernière au JO du 23 avril (ajouts en bleu*), précisés et commentés par le site du ministère du travail modifié quotidiennement),
- organisationnelles (articulation du dispositif avec les arrêts maladie, les ruptures de contrats, les contraintes opérationnelles, etc.)

Dans ce contexte, les employeurs vont également devoir anticiper d'éventuels contrôles de l'administration.

Ce sont ces sujets que nous avons présenté le 21 avril dernier au cours d'une conférence en ligne que vous pourrez ré-écouter sur le site : EY covid 19 webcasts les experts prennent la parole

Points clefs du dispositif d'activité partielle

- Justification de la demande : la seule référence à la crise sanitaire ne suffit pas à motiver la demande. L'employeur devra également constater l'arrêt ou la baisse de son activité par tout moyen.

- Périmètre concerné : le dispositif est collectif et doit s'appliquer à un groupe de salariés (établissement, service, etc.). L'ordonnance 2020-460 du 23 avril* permet, sous conditions (accord collectif ou avis CSE notamment), une individualisation de l'activité partielle « pour assurer le maintien ou la reprise d'activité ». En tout état de cause, les modalités d'application du dispositif (collectif par principe, individuel par exception) devront toujours être justifiées et documentées.

- Volume d'heures chômées : l'employeur doit s'assurer d'une cohérence entre sa demande et le volume d'heures chômées. Le maximum a été porté à 1607 heures par salarié et par an.

- Respect du principe d'égalité de traitement : en toute circonstance, les choix de répartition du temps chômé devront l'être dans ce cadre.

Enjeux du contrôle par l'administration

- Les enjeux financiers significatifs et réputationnels.

- Les enjeux classiques d'un contrôle de l'administration : pouvoir d'investigation large (outils de contrôle du temps de travail, des connections informatiques, état des temps passés, etc.), durée d'investigation, période contrôlée, charge de la preuve à la charge de l'employeur par tout moyen.

- L'issue du contrôle : favorable ou négative (avec des conséquences financières et opérationnelles : remboursement de l'indemnisation de l'Etat, amende, interdiction de bénéficier d'aide publiques, etc.).

- Les recours possibles (recours gracieux devant le Ministre, recours contentieux devant le Juge Administratif).

Suivi opérationnel et documentation

Il est primordial pour les entreprises :

- de rédiger leur propre cadre d'application tenant compte du droit social et de leurs propres contraintes business formalisant les solutions trouvées et mises en place au fil de l'eau pour déployer un dispositif pratique homogène et cohérent au sein de l'entreprise : les « Guidelines de la Société »,

- de garder des traces horodatées afin de pouvoir restituer le niveau d'information disponible lors des prises de décision.

Les bulletins de salaires avec les informations sur le dispositif, les états financiers et économiques, les systèmes internes à l'entreprise (systèmes de suivi des temps, etc.) sont à mettre en cohérence.

Il faut documenter au quotidien la baisse d'activité ainsi que la non activité des collaborateurs durant la période chômée. Il faut également construire un reporting de suivi du dispositif à destination des opérationnels et du management qui se base sur les outils de reporting et les systèmes préexistants.

Principaux enjeux de la paie

- L'indemnité versée par l'employeur au salarié ne suit pas les mêmes règles que l'allocation versée par l'Etat à l'employeur (qui est plafonnée à 31,98 € par heure chômée)

- L'indemnité qui va être versée au salarié pendant cette période est égale à 70% du salaire brut de référence sans pouvoir être inférieure à 8.03€ net de l'heure sauf situations spécifiques (apprentis, préavis, arrêts maladie, etc.). A date, le salaire brut de référence correspond à la rémunération servant au calcul de l'assiette de congés payés selon la règle du maintien de salaire.

- L'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie du salarié ou dans un document annexé, le nombre d'heures indemnisées, les taux appliqués et les sommes versées.

- Seules sont prises en compte les heures qui correspondent à celles de la durée légale de travail (ou durée collective ou contractuelle inférieure) avec des spécificités pour les salariés en temps partiel, en forfait en heures ou en jours, etc. La dernière ordonnance* prévoit dorénavant d'inclure certaines heures supplémentaires (forfait en heures, annualisation, etc.)

L'indemnité d'activité partielle versée au salarié est exonérée des cotisations salariales et patronales de sécurité sociale mais reste soumise à CSG/CRDS. A compter du 1er mai 2020, la part des indemnités qui excède 3,15 fois le SMIC (du fait d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale) sera assujettie à cotisations sociales.*

Le bulletin de paye devra refléter les différents éléments et régimes sociaux associés (jours fériés, congés payés, heures chargées, heures chômées exonérées, arrêtés maladie, etc.).