Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 : Une adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

​L'ordonnance susvisée, prise sur le fondement de l'article 11, I, 2° f) de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19, simplifie les règles de convocation, d'information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé. Au-delà de ce dispositif, rappelons la publication de l'ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations, dont le contenu est détaillé dans une alerte spécifique.

Entités visées

L'ordonnance a un champ d'application très large et vise les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les GIE, les GEIE, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d'assurance mutuelle et sociétés de groupe d'assurance mutuelle, les organismes sans but lucratif sans que cette liste ne soit exhaustive.

Tenue des assemblées

Convocation des sociétés cotées : lorsqu'elles sont tenues de procéder à la convocation d'une assemblée d'actionnaires par voie postale, aucune nullité de l'assemblée ne sera encourue du seul fait que la convocation n'ait pu être réalisée dans les formes en raison de circonstances extérieures à la société.

Communication des documents et informations aux membres de l'assemblée : cette communication peut être valablement effectuée, sans procédure préalable d'acceptation, par message électronique, sous réserve que le membre ait indiqué dans sa demande de communication son adresse électronique.

Participation et délibération des membres aux assemblées : l'ordonnance permet la tenue d'assemblées en huit clos lorsque celles-ci sont convoquées « en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ». Dès lors, les membres participent ou votent à l'assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui régissent l'entité concernée (ex. vote à distance) ou selon les modalités prévues par l'ordonnance (conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification), et ce quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à délibérer. Ces dispositions s'appliquent quelles que soient les clauses des statuts ou du contrat d'émission applicables.

La consultation écrite des membres des assemblées peut également être envisagée lorsque la loi le prévoit et ce sans qu'une clause statutaire ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer. Cette faculté est ouverte quel que soit l'objet de la décision.

Enfin, pour la tenue de ces assemblées dématérialisées, l'ordonnance prévoit les modalités d'information des membres, en particulier pour les entités qui auront commencé à procéder aux formalités de convocation avant la date d'entrée en vigueur de l'ordonnance en vue d'une assemblée appelée à se tenir après cette date.

Réunion des organes d'administration, de surveillance et de direction

Sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux, leurs membres qui y participent au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

De même, le recours à la consultation écrite est possible. Cette consultation devra uniquement être réalisée dans des conditions qui assurent la collégialité de la délibération.

Dans les deux cas, il n'est pas nécessaire que ces modalités de réunion soient prévues par une clause statutaire ou du règlement intérieur. En outre, toute clause contraire s'y opposant est neutralisée. Enfin, peu importe l'objet de la décision sur laquelle l'organe est appelé à statuer.

Entrée en vigueur

Un décret d'application pourrait venir préciser, en tant que de besoin, les conditions d'application de l'ordonnance. Enfin, l'ordonnance est applicable rétroactivement aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020. Ce délai pourra faire l'objet d'une prorogation par décret, sans pouvoir toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.