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Fiscalité des entreprises
Numérisation des factures papier entrantes et sortantes : parution des commentaires de l’administration fiscale
Gwenaëlle Bernier - Laurence Bouchard-Plottin
Depuis le 30 mars 2017#1, la règlementation fiscale autorise l'archivage électronique des factures papier émises ou reçues par les contribuables. Le Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOFiP-Impôts) commentant cette mesure de « numérisation fiscale » des factures papier vient d'être publié#2, permettant de faire le point sur l'applicabilité pratique de la mesure.
Si ces commentaires apportent des éclaircissements bienvenus sur certains points techniques et pratiques, ils engagent néanmoins les contribuables à une extrême vigilance avant toute destruction de la facture papier originale, de telle sorte que l'on peut craindre que la mesure ne soit presque vidée de son objectif initial par les commentaires administratifs qui viennent d'être publiés.
Une possibilité de numérisation étendue aux factures émises ou reçues avant le 30 mars 2017
A titre liminaire, les commentaires administratifs précisent le champ d'application temporel de la mesure. Ainsi, il est expressément admis que peuvent être numérisées les factures émises ou reçues au format papier avant le 30 mars 2017, date de publication de l'arrêté fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, et pour lesquelles la période de prescription fiscale court encore. Il est ainsi possible de numériser le stock de factures émises ou reçues en format papier au cours des six précédentes années (et celle en cours), sous réserve bien entendu de respecter les modalités codifiées à l'article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales (LPF).
Le cas des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier
Les commentaires administratifs précisent par ailleurs que les conditions matérielles et techniques de numérisation des factures posées par l'arrêté s'appliquent également, à compter du 1er juillet 2018, au « double original » des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier.
En effet, les entreprises utilisant ce mode de transmission des factures avaient par mesure de tolérance depuis 2007, la possibilité de conserver soit un double papier de la facture transmise, soit un double électronique de cette facture. Cette tolérance#3 autorisait que les factures papier de ventes (soient archivées, sur microfilms ou bandes magnétiques par exemple, sous réserve de garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du contenu pendant toute la période de prescription (depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du double). En pratique, sous réserve de respecter ces conditions, les entreprises étaient relativement libres de choisir parmi les différents dispositifs de conservation du « double électronique » de ces factures, de telle sorte que de nombreuses solutions techniques sont actuellement utilisées par les entreprises, selon l'ERP ou le logiciel de facturation utilisé.
La remise en cause de cette tolérance avait été annoncée dès l'adoption, à l'occasion de la loi de finances rectificative pour 2016#4, de la mesure prévoyant la possibilité de numériser toutes les factures papier. Les commentaires administratifs laissent ainsi aux entreprises un délai supplémentaire, jusqu'au 30 juin 2018, pour leur permettre d'adapter leurs systèmes d'informations. Ainsi, le double-électronique des factures de ventes émises à compter du 1er juillet 2018 devra nécessairement être conservé en respectant les spécifications de l'article A 102 B-2 du LPF, pour avoir une valeur probante d'un point de vue fiscal
Quelles sont les modalités de numérisation devant être respectées ?
D'un point de vue technique, il faut rappeler que le dispositif de l'article A 102 B-2 du LPF prévoit que le transfert des factures (émises et reçues) établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant que le résultat de la numérisation soit la copie conforme à l'original en image et en contenu.
Afin de garantir l'intégrité des fichiers numérisés, le système de numérisation des factures papier doit ainsi permettre la reproduction du document à l'identique. De ce fait, l'article A. 102 B-2 précise que les dispositifs de traitement de l'image sont interdits et, si un système de compression est utilisé pour la numérisation, celle-ci doit s'opérer sans perte.
Le texte prévoit aussi que « les couleurs sont reproduites à l'identique ». Toutefois, selon les commentaires administratifs, il est admis que, sous réserve de l'expliciter à l'administration, cette exigence ne vaut que pour les informations « porteuses de sens » : les couleurs utilisées pour signer ou annoter une facture papier sont « porteuses de sens » et doivent donc être reproduites à l'identique et non en noir et blanc, contrairement au logo de l'entreprise qui peut être numérisé en noir et blanc. En pratique donc, la numérisation en noir blanc sera à manier avec la plus grande précaution.
Afin de garantir l'intégrité des fichiers, l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données, les documents numérisés doivent, selon l'article A 102 B-2, être conservés sous format PDF ou PDF/A3 assorti :
- soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile ; ou
- d'une empreinte numérique ; ou
- d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile ; ou
- de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Enfin, l'article prévoit que « chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées ».
La numérisation des factures papier peut être réalisée aussi bien par l'assujetti lui-même que par un tiers mandaté à cet effet, ce qui n'exonère pas l'assujetti de son obligation de conservation de factures au regard de la TVA, ni ne doit avoir pour effet de retarder l'accès de l'administration fiscale aux factures ainsi numérisées. Il faut rappeler que les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être dûment documentées et la piste d'audit fiable des factures doit être mise à jour en conséquence.
Enfin, les commentaires confirment que les factures ainsi numérisées sont soumises aux mêmes règles que les factures transmises par voie électronique en matière de lieu de stockage, là où les factures papier devaient auparavant être conservées uniquement sur le territoire français. L'article L. 102 C du LPF prévoit que ce stockage par voie électronique puisse être réalisé sur le territoire français, celui d'un Etat membre de l'Union européenne ou d'un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle, sous réserve que le contribuable s'assure que l'administration puisse disposer, à des fins de contrôle, d'un accès en ligne permettant le téléchargement et l'utilisation des données stockées.
Ainsi, si les conditions de la numérisation fiscale des factures, telles qu'énoncées par l'article A 102 B-2 du LPF sont dûment remplies, l'administration fiscale acceptera la pièce numérique comme pièce justificative valable au soutien des droits à déduction en matière de TVA. A cet effet, les commentaires prévoient l'obligation pour les contribuables de documenter la procédure de numérisation mise en place, spécifiant les « contrôles internes » mis en œuvre pour assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisée.
A l'inverse, comme le précisent les commentaires, si les conditions techniques de la « numérisation fiscale » ne sont pas remplies, le contribuable devra nécessairement présenter l'exemplaire papier du document ou, à défaut, l'administration fiscale pourra invoquer l'absence de factures et appliquer les rappels de TVA (non déduction de la TVA correspondante) et les pénalités prévues en cas de défaut de présentation des factures d'origine#5. Il en est de même, selon les commentaires, des informations, documents, données, traitements informatiques constitutifs des contrôles de la Piste d'audit fiable des factures, émis en papier puis numérisés par la suite, selon les mêmes modalités techniques que les factures#6.
Des conditions trop contraignantes ?
Au final, le respect scrupuleux des normes techniques de numérisation prévues par l'article A 102 B-2 et la documentation précise du processus de numérisation et des contrôles internes mis en place deviennent les conditions sine qua non de la possibilité de détruire les factures papier. Il est à craindre que ces contraintes conduisent certaines entreprises à renoncer purement et simplement à la destruction du papier, ne conservant du nouveau dispositif que la souplesse d'un archivage électronique, éventuellement hors de France, de leurs factures. Toutefois, pour les entreprises qui conservent déjà sous format électronique le double de leurs factures de ventes émises en papier, conformément à la tolérance de 2007, il est urgent de se conformer aux nouvelles modalités de numérisation exigées, sans quoi elles devront revenir à une conservation en format papier à compter du 1er juillet prochain.
En mettant un tel garde-fou à l'adoption massive de la numérisation des factures papier, on peut regretter que la France ne veuille pas promouvoir largement l'archivage électronique de toutes les factures, comme le permet la directive TVA#7, et alors que cela se pratique déjà dans la très grande majorité des pays de l'Union européenne et de longue date…à moins d'y voir le signe d'une nette préférence du gouvernement pour les factures émises ou reçues au format électronique, dont l'archivage électronique (sans numérisation) se révèlera finalement moins contraignant.
Enfin, même si les commentaires administratifs rappellent que la numérisation des factures papier est également admise par le Code civil#8, il semble que certains organismes de contrôle du droit social et de la sécurité sociale continuent d'exiger que les notes de frais soient conservées dans leur format papier d'origine.
Entre contraintes de numérisation et absence de convergence des obligations et modalités de conservation des factures papier dans toutes les composantes du droit français, l'archivage au format papier des factures pourrait finalement connaitre encore de beaux jours.
1 Arrêté du 22 mars 2017, publié au JO du 30 mars 2017
2 BOI-CF-COM-10-10-30-10 publié le 7 février 2018
4 Loi n°2016-1918 du 29 décembre 2016, art. 16, V
5 BOI-CF-COM-10-10-30-10-20180207, n° 107
6 BOI-CF-COM-10-10-30-10-20180207, n° 175