Numérisation des factures papier : le droit de la sécurité sociale assure la convergence des exigences !

La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 et la publication de l'arrêté du 29 mai 2019 assurent, au moins à compter du 1er juillet 2019, une identité des règles en matière de numérisation des factures papier entre le droit fiscal et le droit de la sécurité sociale.

Deux années se sont déjà écoulées depuis la publication de l'arrêté du 30 mars 2017 autorisant la numérisation et l'archivage électronique des factures reçues (et émises) au format papier, tout en maintenant les garanties qui s'attachent à la déduction de la TVA sur la base des factures d'origine.

A l'époque, cet assouplissement des règles d'archivage fiscal des factures reçues en papier, puis scannées par les contribuables, avait cependant été perçue comme vidée d'une bonne part de son objectif initial en raison notamment d'une divergence entre les règles de droit fiscal et le droit de la sécurité sociale.

En effet, au plan de la sécurité sociale, à défaut d'adoption d'une législation semblable, les contribuables devaient continuer à conserver au format papier les justificatifs reçus sous cette forme, ce qui impactait fortement la gestion des notes de frais. Pour ces factures spécifiquement, les assujettis à la TVA se voyaient ainsi privés de la possibilité de détruire les versions papier des pièces justificatives suite à leur numérisation quand bien même toutes les règles d'archivage fiscal des factures numérisées auraient été remplies[1].

La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a mis fin à cette divergence de principe, autorisant la numérisation des notes de frais[2], mais il a fallu attendre la publication de l'arrêté du 29 mai 2019 pour en connaitre les modalités pratiques d'application.

Cette avancée législative tant attendue nécessite néanmoins de rappeler que la destruction des documents papiers originaux appelle une extrême vigilance de la part des contribuables, qui doivent s'assurer du respect des conditions de numérisation et d'archivage avant toute opération de destruction.

Une possibilité de numérisation étendue aux documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales, selon les mêmes modalités pratiques que celles du droit fiscal

L'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale (CSS) a ouvert aux contribuables la possibilité de conserver sur support informatique les documents établis et reçus sur support papier, mais sa mise en œuvre était subordonnée à la parution d'un arrêté.

L'arrêté du 23 mai 2019 permet ainsi de mettre en œuvre des modalités de numérisation uniques et identiques pour l'ensemble des factures et justificatifs fiscaux et de la sécurité sociale. Il renvoie en effet directement à l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales (LPF), applicable en matière fiscale.

Quelles modalités de numérisation doivent être respectées ?

D'un point de vue technique, il faut rappeler que le dispositif de l'article A. 102 B-2 du LPF prévoit que le transfert des factures (émises et reçues) établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant que le résultat de la numérisation soit la copie conforme à l'original en image et en contenu.

Afin de garantir l'intégrité des fichiers numérisés, le système de numérisation des factures papier doit ainsi permettre la reproduction du document à l'identique. De ce fait, l'article A. 102 B-2 précise que les dispositifs de traitement de l'image sont interdits et, si un système de compression est utilisé pour la numérisation, celle-ci doit s'opérer sans perte. Le texte prévoit aussi que « les couleurs sont reproduites à l'identique ».

Afin de garantir l'intégrité des fichiers, l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données, les documents numérisés doivent, selon l'article A. 102 B-2, être conservés sous format PDF ou PDF/A3 assorti :

- soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile ; ou

- d'une empreinte numérique ; ou

- d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau 1 étoile ; ou

- de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Enfin, l'article prévoit que « chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées ».

La doctrine administrative fiscale a assoupli certaines de ces règles (notamment sur le scan en couleur) et apporté certaines précisions, en particulier sur l'application de la loi dans le temps, qui ne sont pas opposables en tant que telles en droit de la sécurité sociale et mériteraient donc d'être reprises dans la circulaire du ministère de tutelle à paraître.

Enfin, beaucoup d'éditeurs d'ERP du marché ne proposent pas encore nativement des modalités d'archivage conformes à ces exigences fiscales. Une adaptation est souvent nécessaire au sein des entreprises, ainsi qu'une déclinaison française des règles d'archivage lorsqu'une solution mondiale est adoptée par un groupe.

La convergence des modalités d'application, à compter du 1er juillet 2019

L'arrêté portant application de l'article L. 243-16 du CSS n'entre en vigueur qu'à compter du 1er juillet 2019, c'est-à-dire postérieurement à l'entrée en vigueur du dispositif fiscal. Pour autant, l'administration fiscale avait admis la numérisation des factures pour lesquelles la période de prescription fiscale court encore[3].

Selon la rédaction de l'article L. 243-16 du CSS, la numérisation des documents ou pièces est à notre sens désormais opposable à l'administration sociale quelle que soit la date à laquelle les documents ont été émis ou reçus, selon les modalités techniques prévues par l'arrêté du 23 mai 2019.

Toutefois compte tenu des hésitations de l'administration fiscale sur l'applicabilité du régime aux factures antérieures à l'arrêté « fiscal » du 30 mars 2017, les acteurs ne seront pleinement sécurisés que par une précision expresse dans la circulaire à venir quant à la portée, dans le temps, de la nouvelle mesure en droit de la sécurité sociale.

Au final, il existe enfin une convergence des obligations et modalités techniques de conservation des factures et justificatifs papier dans toutes les composantes du droit français (sécurité sociale, TVA, facturation, piste d'audit fiable), permettant aux contribuables de pouvoir faire leurs adieux au papier, pour opter pour un archivage tout-numérique, sous réserve toutefois de se conformer aux strictes conditions techniques de numérisation et d'archivage[4].

Des modalités de numérisation et d'archivage trop contraignantes ?

Le respect des exigences de numérisation revient principalement à mettre en place une solution de numérisation et une solution d'archivage conformes aux dispositions techniques de l'article A. 102 B-2 du LPF et à documenter les contrôles effectués lors de ces opérations.

Pourtant, les réserves émises auparavant s'agissant de cette réglementation restent identiques, à savoir que l'absence de respect scrupuleux des normes techniques de numérisation et d'archivage peut conduire le contribuable à assumer un risque fiscal ou social qui peut s'avérer conséquent. En effet, si les conditions d'archivage posées par la règlementation ne sont pas respectées, le contribuable devra pouvoir présenter l'exemplaire papier du document (déjà détruit ?) ou, à défaut, l'administration fiscale pourra assimiler cette situation à une absence de documents originaux engendrant les sanctions et pénalités y afférentes, par exemple : en ce qui concerne la non présentation d'une facture originale, le rejet de la déduction de la TVA ; en ce qui concerne la non présentation d'une note de frais d'un salarié, l'assujettissement du remboursement effectué aux cotisations sociales.

Cette convergence tant attendue des modalités d'archivage et de conservation des factures et justificatifs en matière fiscale et de sécurité sociale ouvre certainement la voie à une rationalisation des modalités d'archivage au sein des entreprises, gage d'une meilleure sécurité juridique (les documents sont plus faciles à présenter en cas de contrôle ultérieur) et d'une meilleure qualité des archives. Cela permettra encore l'émergence de nouvelles solutions basées sur des technologies plus sophistiquées en matière d'OCR et de « notarisation » des documents originaux, qu'il était encore compliqué de déployer à large échelle sur le territoire français tant que des règlementations très divergentes coexistaient.

[1] Voir notre article « Numérisation des factures papier entrantes et sortantes : parution des commentaires de l'administration fiscale », mai 2018.

[2] Loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018, art. 18 codifié sous l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale

[3] Soit les six années précédentes en plus de l'année en cours.

[4] LPF, art. A. 102 B-2 et BOI-CF-COM-10-10-30-10 publié le 7 février 2018