Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 : les mesures d'application de l'ordonnance n°2020-321

​Ce décret édicte les mesures d'application de l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (l'« Ordonnance »)et fixe les dérogations temporaires à certaines dispositions du code de commerce et du code des assurances relatives à la réunion et à la délibération des assemblées et organes dirigeants de certaines personnes morales et entités de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19 (le « Décret »). Ce texte comporte des dispositions communes à toutes les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, ainsi que des dispositions applicables spécifiquement aux SARL et certaines sociétés par actions. Enfin, certaines dispositions que nous n'examinerons pas ici, intéressent les groupements régis par le code des assurances.

Dispositions communes

Délégation de compétence en vue de la convocation des assemblées tenues à huis clos : le Décret précise que la délégation doit être établie par écrit (la notice du Décret précise qu'il peut s'agir d'un support papier ou électronique) et doit mentionner la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l'identité et la qualité du délégataire.

Modalités de transmission des instructions de vote et des mandats : sous réserve que les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l'assemblée, les statuts ou le contrat d'émission prévoient ces modes de participation (vote par correspondance ou participation par l'intermédiaire d'un représentant), et à condition que l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire le décide, le Décret prévoit la possibilité d'adresser les instructions de vote dans le cadre du vote par correspondance ainsi que les mandats par message électronique à l'adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

Contenu des procès-verbaux : le procès-verbal reprenant les décisions adoptées par les associés doit mentionner les modalités d'organisation retenues pour permettre la prise de ces décisions (assemblées à huis clos ; assemblées par conférence téléphonique ou audiovisuelle ; consultations écrites). S'agissant des assemblées à huis clos (sans présence des membres), le procès-verbal précise en outre la nature de la mesure administrative qui permet une telle réunion de l'assemblée. En effet, l'article 4 de l'Ordonnance conditionne ce huis clos au fait que l'assemblée se tienne en "un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires".

Dispositions spécifiques applicables selon le cas aux SARL, SA et SCA

Conditions de vote par des moyens électroniques de télécommunication : est notamment prévue la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication, sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet. Il convient dès lors pour les SARL de respecter les dispositions de l'article R.223-20-1 du code de commerce ; pour les SA et SCA, les dispositions de l'article R.225-61 du même code. En conséquence, ces sociétés doivent avoir aménagé un site exclusivement consacré à ces fins.

Délai de communication des mandats avec indication de mandataire (SA et SCA) : en cas d'assemblée à huis clos (sans présence des actionnaires), les mandats peuvent valablement parvenir à la société jusqu'au quatrième jour précédant la date de l'assemblée. Par ailleurs, le mandataire doit adresser ses instructions par message électronique à l'adresse électronique indiquée par la société ou l'intermédiaire, sous la forme du formulaire de vote par correspondance, au plus tard le quatrième jour précédant la date de l'assemblée.

Modification du mode de participation à l'assemblée (SA et SCA) : par dérogation aux dispositions réglementaires du code de commerce et sans qu'une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation peut choisir un autre mode de participation à l'assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société, a priori au plus tard le quatrième jour précédant la date de l'assemblée.

Composition du bureau (disposition notamment applicable aux SA et SCA) : s'agissant des assemblées à huis clos (sans présence des actionnaires), les aménagements suivants sont apportés à la composition du bureau :

(i) si l'assemblée ne peut être présidée par le président du conseil d'administration ou de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d'administration ou de surveillance parmi ses membres ou, en cas d'indisponibilité, parmi les mandataires sociaux ;

(ii) l'organe compétent pour convoquer l'assemblée ou son délégataire désigne deux scrutateurs, qu'il s'efforce de choisir parmi les actionnaires. A défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.

Enfin, les membres des assemblées sont informés, dès que possible et par tous moyens, de l'identité et de la qualité des personnes ainsi désignées.

Durée d'application du décret et entrée en vigueur

Comme l'Ordonnance, le Décret est applicable aux assemblées et réunions des organes collégiaux de gouvernance tenues jusqu'au 31 juillet 2020. Il est à noter que, sauf exceptions (ex. composition du bureau), la majeure partie des dispositions du Décret entre en vigueur rétroactivement à compter du 12 mars 2020.